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 1.- Antecedentes

La colección de Documentos Oficiales de la ALADI, se encuentra completamente procesada desde el punto de vista bibliográfico en la Base de Datos DOCUM, con actualización permanente. Dicha base brinda la posibilidad de acceder al contenido de los documentos en texto completo, tanto desde la Intranet como desde la Sección Biblioteca del Sitio Web, aproximadamente desde el año 1998 a la fecha, resultando una auténtica Biblioteca Digital.

Para completar la disponibilidad de la totalidad de la colección de los documentos que fueron publicados entre los años 1980-1997 y alcanzar el objetivo de la digitalización completa del Patrimonio Documental de la Asociación, se fue trazando en etapas sucesivas la digitalización masiva de la colección con personal contratado a tales fines. Hoy se plantea continuar con dicho proyecto con personal de la Secretaría.

 2.- Objetivos

Se procura realizar la digitalización de los Documentos Oficiales de la ALADI desde su creación en 1980 hasta el año 1997 con la finalidad de completar la totalidad de los accesos a la colección.

 3.- Metodología

Se establecieron etapas encaminadas a ir completando la documentación por series (SEC/Estudios, CR/Actas, etc.) siguiendo una metodología de trabajo que permitiera realizar controles sobre el flujo documental y de procesamiento.

3.1.- Selección del material a ser digitalizado:

Esta etapa corresponde al personal de la biblioteca y consiste en la selección de los documentos a ser escaneados y la obtención física de los mismos con el fin de entregarlos para su procesamiento. Es decir, el personal de la biblioteca debe, además de seleccionar los materiales a escanear a través de la base de datos, proporcionar cada documento, agotando en primer lugar las posibilidades de encontrarlo duplicado en la Oficina de Comercialización y Ventas, o entregando a la imprenta, el documento encuadernado a efectos de ser fotocopiado o desencuadernado según se considere necesario.

Si el material es retirado de la biblioteca para ser escaneado fuera de ella, se registrará un préstamo por cada tomo que se lleven hasta que se reintegre nuevamente a la Biblioteca.

3.2.- Scaneado y control de calidad de los archivos:

Esta etapa consiste en el escaneado del documento, en el control de calidad del archivo resultante (único por documento) y en la asignación del nombre al archivo según las pautas establecidas para su almacenamiento en el disco “O”, manteniendo coherencia con la nominación de dicho entorno.

Estas actividades corresponden ser realizadas por las personas encargadas del escaneo documental quienes deben almacenar los archivos en su disco local, hasta ser revisados por otro funcionario oportunamente asignado, luego de lo cual son entregados por series completas o por rangos numéricos de una misma serie, al personal de la Oficina de Comercialización y Ventas, quien es el encargado de administrar el disco "O:\Publicaciones\".

3.3.- Realización de los links en la base de datos:

El personal de la biblioteca se encarga de la realización de los links desde la Base de Datos DOCUM a los archivos digitalizados, con posterioridad a la notificación por parte de la Oficina de Comercialización y Ventas de la incorporación y almacenamiento de los mismos, en su versión definitiva y corregida en los discos y subdirectorios correspondientes.

 4.- Recursos Humanos

Personal de la biblioteca encargado de la entrega de los documentos y realización de los links a la base de datos DOCUM.

Personal del Departamento de Impresión para fotocopiado o desencuadernado de los documentos.

Personal para escaneado.

Personal para revisión del escaneado.

Apoyo informático (DIE)

 5.- Recursos tecnológicos y de capacitación

Los que establezca el Sector de Informática (computador, escáner, software, capacitación).

 6.- Recursos de gestión

Se instrumentó una base de datos que consiste en una planilla de control para la digitalización de los documentos, donde consta la etapa de procesamiento de los mismos, fechas, códigos, etc. Dicha planilla es utilizada para el control del flujo de los documentos y también como recurso de evaluación del proceso con el fin de estimar proyecciones de trabajo.

La misma consta de los siguientes datos:

Código del documento:
Cantidad de páginas:
Escaneado: marcar opción "Si" o "No".
Fecha de escaneado:
Funcionario que escaneó:
Revisado: marcar opción "Si" o "No".
Fecha de revisado:
Funcionario que revisó:
Realización del Link: marcar opción "Si" o "No".
Fecha de hecho el link:
Funcionario que realizó el link:
Reencuadernado: marcar opción "Si" o "No".
Fecha de reencuadernado:
Fecha de finalización:

De este modo, con una base de datos muy simple se puede seguir el proceso de cada documento y calcular los tiempos de demora en cada etapa de la digitalización.